會計電算化初始（shǐ）化應注意的內容

摘（zhāi）要：在會計電算化係統中,初始化工作包括設置係統參數、設置科目、建立各種賬簿文件、定義各（gè）種輔助核算、定義報表以及錄入各種餘額數據或（huò）者是發生額數據等。初始化工作隻能進（jìn）行一次,並將在很大程度上影響其（qí）後的核算工作。在初始化的（de）工（gōng）作中,將本單位（wèi）要采用的核算程序、方法、規則、基礎數據錄入電腦,使會計軟件能適應本單位的核算、管理需要。本文就會（huì）計電算化的核算方法、規則的選用、科目的設置、報表定（dìng）義等方麵需（xū）要注意的問題進行討論。
帳務處理軟件係統是會計電（diàn）算化軟件係統的核心（xīn）模塊，商品化的帳務係統通常由（yóu）以下部分組成：係統初始化、記帳憑證輸入、記帳結帳、帳簿處理、報（bào）表處理等幾個部（bù）分。要使（shǐ）帳務處理軟件能夠（gòu）正常運行，必須首先完成（chéng）係統的初（chū）始化，也（yě）就是建帳。
　　帳務處理（lǐ）軟（ruǎn）件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前，會計（jì）科目還沒有設立，前期各科目的餘額和發生額（é）也無法輸入，所以（yǐ）建帳（zhàng）是帳務處理軟件正（zhèng）式使用之前必經的首要步驟。係（xì）統軟件的初始化也是帳務軟件使用中一次性的工作，係（xì）統初始化過程中設定的（de）會（huì）計科目代碼（mǎ）結構及一（yī）些參數在結（jié）束建帳後即無法修（xiū）改，係統初始化的質量對帳務軟件的質量（liàng）和工（gōng）作的效率將產生直接的影響，所以係統軟件的（de）初始化（huà）設置也是非常重（chóng）要的。實際工作中（zhōng），有不少會計軟件用（yòng）戶因為初始化的不恰（qià）當而嚴重影響（xiǎng）了係統的使用效（xiào）率和質量。目前出版的有關會計電算化（huà）的書籍大多數隻介紹會計軟件設計的（de）程序語（yǔ）言、程序結構及編寫原理等，對會計（jì）軟件（jiàn）係統初始（shǐ）化很少涉及。本文從初始數據收集（jí）、編碼設置、數據裝入、環境設定（dìng）等（děng）幾個方麵談談係統初始化（huà）。
一、數（shù）據收集:
　　係統初始化需要（yào）收集手工帳中（zhōng）的會計科（kē）目和各科目的餘額，如從年（nián）度中（zhōng）間開始建帳還需要收集各科目的累計發生額、年（nián）初餘額。所以需預先從（cóng）手工帳中整理出各級科（kē）目的名稱、層次、餘額、發生額。在此要注（zhù）意完整地收集最底（dǐ）層明細科目的餘額、發生額，避免遺漏，以保證初始化時輸（shū）入的數據的準確、順利。
二、編碼設置（zhì）:
　　帳務係統中廣泛應用代（dài）碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建帳（zhàng）時要將收集到的會計科目加入帳務係統，建立帳務係統的會計科目體係。在電算化帳務係統中除了象手工帳務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會（huì）計科目加入一個編碼。會計科（kē）目編碼通常用阿拉伯數字編製，采用（yòng）群（qún）碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同（tóng）層次的會計科目。如第一段（duàn）表示總帳科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科（kē）目。在（zài）設定科目編碼時（shí）需要重點注意以下問題：
　　1、係統性（xìng）：
　　財政部已製定（dìng）的各行業會（huì）計製度中都係統地給（gěi）出了總帳科目及少量二級科目的名稱和科目（mù）編（biān）碼。在設定總帳科目編碼時必須符合財政部門製定的會計（jì）製度中的（de）有（yǒu）關（guān）規定，設立（lì）明細科目編碼除會計製度有規定的以外，可按上（shàng）級（jí）主管部門和本單位（wèi）的管理要求設（shè）定，以保（bǎo）證科（kē）目代碼的係統性和統一性。
　　2、一義性：
　　要保（bǎo）證每（měi）一個（gè）代碼對應於（yú）一個會計科目，既不允許出現重複的科目編碼又不允許出現同名的會計科目，但如果同（tóng）名的明細科（kē）目分屬不（bú）同的上級科目，則可以被係統接受而不認為是同名的會計科目。
　　3、簡潔性：
　　在滿足管理要求和適合計算機（jī）處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越（yuè）好，既便於記憶又能提高輸入憑證的（de）速度。
　　4、可擴展性：
        會計科目體係一經設定（dìng），其代（dài）碼結構（gòu）就無法改變（biàn）。修改結構隻能通過重（chóng）新建（jiàn）帳實現，而重新建帳將丟失已輸入的所（suǒ）有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定（dìng）要充分考慮各方麵的要求。總帳科目編碼長度由所選會計製度來決定通常（cháng）為3～4位，而確定某一級明細科目（mù）的代（dài）碼長度通常是以上級科目中所含明（míng）細科目最（zuì）大可能達到的個數來確（què）定的，以二級明細科（kē）目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存（cún）款、應收帳（zhàng）款、銷售收（shōu）入（rù）、管理費用等總帳科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細科目，少則二三個，多則二三十個，銷售收入、管理（lǐ）費用等科目下設的二（èr）級明細科目一般都不會超（chāo）過九十九個，兩位長的代碼應能滿足（zú）以後添加同級科目的需求，而應收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個，多（duō）則成百（bǎi）上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長（zhǎng），由於同級科目必須使用等長（zhǎng）的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的（de）科目編碼。如果設定的分段（duàn）代碼位（wèi）數較長而絕大多數上級科目（mù）所包含的明細科目個數不多（duō）時（shí），其他科目的憑證輸入速度（dù）勢（shì）必會受到影響，與簡潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類，按分類設置（zhì）二（èr）級科目，然後再設置下級明細科（kē）目（mù），如應收（shōu）帳款總帳科目（mù）下先按客戶所屬地區分類，設置二級明細科目，然後（hòu）再按客戶（hù）名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算（suàn），目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中（zhōng）的（de）項目代碼與會計科目的代碼完全獨立，自成體係，項目代碼隻（zhī）與其關聯（lián）會（huì）計科目如前述應收帳款等往來科目相關，不影響其他科目的代碼設定，與科目（mù）代碼的位數（shù）無關，非常便於擴充。如（rú）選用了輔助（zhù）核算功能，在科目代碼（mǎ）設置之後，還要設置輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業務，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體係時還要將外幣考慮進去。會計（jì）軟件中（zhōng）提供（gòng）了複幣核算的功（gōng）能，在係統初始化時必須將（jiāng）外幣資料（liào）輸入係統，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等（děng）。
三、數據輸入：
　　完成上一步工作後，即可將各科目餘額輸入係統。帳務係統在一月份啟用時隻需輸入上年餘額即可，上年餘額既是年初餘額（é）又是一月份的期初餘額。如帳（zhàng）務係統在其他（tā）月份啟用，除需（xū）要輸入啟用月份（fèn）餘額外，還必須輸入年初餘額和（hé）一月（yuè）到啟用帳務（wù）係統之前各月（yuè）的累計發生額，這是為會計報表所準備（bèi）的數據，如不輸入累計（jì）發（fā）生（shēng）額，由於會計數據缺乏連續性，在以後的查詢及報表中如需要全年累計（jì）發生額，係統將無法提供正確的數據。在實際操作中大部分會計軟件都提（tí）供了簡化操（cāo）作的方法，即隻（zhī）需（xū）輸入最（zuì）底層明細科目的年初餘額和累計發生額（é），期初餘額和各上級科目的年初餘額、累計發生額、期初餘額（é）則由計算機自動匯總。如（rú）果設（shè）立了輔（fǔ）助核算項目，各輔助核算項目的年初餘額和累計發生額也需在初始化時輸入。餘額輸入完成後，計算機能檢測餘額是否平衡。在確認各項餘額輸入無誤後，即可結束建帳（zhàng），固化餘額，避免以後對初始（shǐ）餘額的錯誤修改。
四、記帳憑證（zhèng）類型最好隻設一種通用格（gé）式：
　　查帳是會計人員日常工（gōng）作的一個重要部分，在手工操作時用分類記帳憑證來處理會計業（yè）務，分別裝訂整理記帳憑證，以（yǐ）便於憑證的管理和方（fāng）便查帳。會（huì）計人員可以按常（cháng）見分類方法（fǎ）分為（wéi）收款（kuǎn）憑證、付款憑證和轉帳憑證，也可根據單位的實（shí）際情況設（shè）定憑證類型。應當指出（chū）的是，記帳憑證分類不（bú）是一個必選項目，可以隻用一種通用記帳憑證格式，即轉帳憑證。事實上，電（diàn）算化後，查（chá）帳完全能通過計算機來快速實現，計算機的最顯著的特點就是速度快，恰好彌補了手工查帳的（de）缺陷（xiàn）。再者，設置了憑證類型，增加了一個輸入項目（mù），會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自（zì）獨立編號，憑證整理（lǐ）保管更為煩瑣。會計軟件提供記帳憑（píng）證類型設置功能更多的是為了適應會計人員手工記帳時的（de）習（xí）慣。所以，電算化後，無須理會記帳憑證類型設置項。
五、初始化工（gōng）作應注意的其他問題：
　　完成以上操作後，即可進入日常的（de）帳務處理，如輸（shū）入、修改、審核、打印記帳（zhàng）憑證、查（chá）帳、打印輸入帳簿等工（gōng）作。但係統初始（shǐ）化時還應注意（yì）以下幾個問題：
　　1、新增操作員要注意自行（háng）輸入密碼：
　　係統會預設一（yī）個操作員，通常取（qǔ）名為SYSTEM或MANAGER之（zhī）類，這也是係（xì）統中權限最高的係統管理員，正式啟用係統時應將該用戶（hù）名更改為係統管理員，並（bìng）加上密碼。如需要上機操作的會計不隻一個，則應增加操作員，並為（wéi）每個用戶確（què）定相應的（de）權限，新增加（jiā）的操（cāo）作員的密碼須由新增操作員自行輸入（rù），以便分清責任。
　　2、要注意充分利用自動（dòng）轉帳憑證功能：
　　自動轉帳憑證設置雖不是一（yī）個必（bì）選（xuǎn）項，但利（lì）用自（zì）動轉帳功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業務中，常有固定對應關係的記帳憑證，且其數據來（lái）源於（yú）已輸入係統（tǒng）的記帳憑證。如每月均需結轉的損益類科目（mù），在月末所有收入、成本（běn）費用憑證輸入、登（dēng）記入（rù）帳（zhàng）後，須匯總結轉至類似（sì）本年利潤一類的科目，自動轉帳憑證能自動匯總指定科目的發生額或（huò）餘額並自（zì）動（dòng）生成（chéng）一張轉帳憑證。在使用該（gāi）功能前須進行必要的參數（shù）設置，包括轉出科（kē）目和轉入科目，以及匯總數據的性質（zhì）（餘額、發生額），注意轉出科目可設置多個，但轉入科目隻能設一（yī）個。
　　3、設置報表時應注意根據用戶手冊中公（gōng）式的格式正確設置（zhì）取數（shù）公式：
　　會計報表是會計（jì）工作流程中的最後一個環節，在會計軟件中通常都預置了通用會計（jì）報表，但（dàn）除通用會計報表外，單位一定還（hái）需要其（qí）他報表，這些報表是（shì）無法預置的，需要用戶自已完成設置。報表通常由（yóu）表標題、表頭、表體、表（biǎo）尾（wěi）四部（bù）分組成，其中（zhōng）表（biǎo）體的設置是關鍵所在。表體中有兩類數據，一類是固定的表（biǎo）項目，另一類是變（biàn）動的數值（zhí）性數據。數（shù）值性數據（jù）須設置（zhì）取數公式從帳簿、其他報表中（zhōng）取來，隨帳簿（bù）中的數據（jù）變化而變化。取數公式的格式在（zài）不同公司（sī）的會計軟件產品各不相同，必須參（cān）考會計軟（ruǎn）件所（suǒ）屬的用戶操作手冊。
　　總之，帳務軟件係統初始化是一項很重要的工（gōng）作，對計算機（jī）操作不夠熟練的會（huì）計人員在係統初始化時尤（yóu）其應當注意以上問題，把握初始化的關鍵，高質量地做好初始化工作，這（zhè）樣才能最大限度地發揮帳務處理軟件的作用。