主頁 > 技術文章 > 淺談電力局辦公自（zì）動（dòng）化係（xì）統的（de）開發模型 2024-10-14

淺談電力局辦公自動化（huà）係統的（de）開發模型

摘要：從管理層次、數據流、工作界麵、功能模塊（kuài）、係統（tǒng）安全性等幾個（gè）方麵對電力工業局（jú）辦公自動化係（xì）統的開發模型進行了（le）詳細的分析。
1、軟件開發平（píng）台的選擇：
    Lotus Notes是一個基於各部門協同工作的工作平台,有強大的通信和信息管理功能,保密性強,有良（liáng）好（hǎo）的擴充能力,且通過了美國C2級安全認證（zhèng）,因此我們選（xuǎn）擇Lotus Notes作（zuò）為開發平（píng）台。
2、管理層次結構（gòu）：
    2.1 係統層次（cì）結構（gòu）
    層（céng）次結構是（shì）一個物理模（mó）型（xíng）,它體現實際機構設置。電力工業局辦（bàn）公係統是一個（gè）整體,其中（zhōng）局（jú）本（běn）部和（hé）各縣局分別是一個管理子係統,整個層次結構共分4級,電力工業局辦（bàn）公自動化係統、子係統、工作部門、工作人員。
    2.2 管理層次：
    管理（lǐ）層次、機構設置是一（yī）個單位工作（zuò）的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次,不同級別的科室向上級負責並管理下級。在實際工（gōng）作中一些（xiē）科室的任務突破了行政隸屬的關係,它會成為某種信息的（de）樞紐,從某些方麵對其它平級科室進行管理,如局辦（bàn）公室,在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐,對全局（jú）日常工作起協調作用。
    工作部門負責具體工作,是辦公係統的基礎信息點。一個工作（zuò）部門由工作組成工作人員（yuán）組（zǔ）成,任何（hé）一個（gè）工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工（gōng）作部門領導上報局領導（dǎo）或其它工作部門,上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
    職能部門也是一個工作部門,隻不（bú）過在某（mǒu）項職能上有特殊（shū）地位。職能部門的另一個特征（zhēng）是它有信息轉貯的（de）功能,職能部門負（fù）責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表,並上報局領導及有關部門,同時將文件、上級領導的指標等轉發給有關（guān）單位。每（měi）個職能部門都有檔（dàng）案庫,用來（lái）存儲有關（guān）資料。
    整個係統管理層（céng）次分四級（jí）,局領導是管理工作的最（zuì）高層,局領導通過職能部門管理工作（zuò）部門（mén）,工作部門將具體任務下達給工作組或（huò）工作人員。
3、數據形式：
    辦公自動化係統（tǒng）中流動力和存儲的（de）數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式存儲,與其（qí）它係統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發文)采（cǎi）用掃描壓縮方式存儲（chǔ）。
    參與流通的數據有發下幾種形式:
    a)傳閱型。傳（chuán）遞給有關（guān）人（rén）員閱讀並提出意見,然後（hòu）返（fǎn）回發文單位,存（cún）檔。主要指有文號的正式（shì）文（wén）件、綜合信息報表。
    b)閱辦（bàn）型。有關人員閱讀（dú）後交給經辦人,經辦人需把辦（bàn）理（lǐ）結果返回發文單位存檔。主（zhǔ）要指有文號的正式文（wén）件並有催辦要求。
    c)公告型。同時發布給有關人員如通知、公（gōng）告、參考資料等,可有答複也可沒有。
    d)請示、審批。發文人要達到（dào）某種目的需要（yào）各（gè）級領導批準。發文人可以（yǐ）指定一個或多個審（shěn）批人（rén）,審批人可另行指定下一個審批人。審批完成後返回發文人存檔。
    e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件,可回複也可（kě）不回複。
    f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫（kù）及INTERNET上查詢有關資料。
    4 工作（zuò）界麵及功能模塊
    係統設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊（kuài）是以個人（rén）常規工作為主要目的的模塊,係統中（zhōng）每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作;職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
    4.1 主要工作模塊
    4.1.1 請示、審批
    所有需要向上級請示或（huò）匯報的文檔由這（zhè）個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的,也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容:
    a)審請發文。填寫發文稿紙,指明（míng）會辦（bàn）單（dān）位,撰寫文件內容,然後發給辦公室。審請發文被批準或不批準時應有回（huí）複給審請人。
    b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容,確定審（shěn）批人員,可以一個也可以多個或由審批人確定下一個（gè）審批人。請（qǐng）示被批準或（huò）否（fǒu）決後,審批結果應轉發給申請人,並存檔、實施。各種需要轉發的請（qǐng）示先在（zài）待辦（bàn）事宜裏出現,由請（qǐng）示、審批模塊（kuài）處理,批複後轉給申請人員（yuán）。如果要請示的人不在,則係統會提示你是否還要發（fā）出請示,可以發出後等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第（dì）二審批人,當第一審批人在審批時間內未批複時則自動轉到第二審批人。係統中所有審批流程都有（yǒu）這個功能。圖2是審批流程圖。
    4.1.2 統計、報表（biǎo）
    所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表（biǎo）由這個模塊撰寫和發出（chū）。文（wén）件來源可以是由其他數據庫提取,也可以用WORD、BXCEL編寫,或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門後,各（gè）部門應有回複。
    所有發出的文件及回複都能在（zài）個人資料庫（kù）中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草（cǎo）的,必須給工作部（bù）門領導修（xiū）改後再上報。
    4.1.3 資料查詢
    可以用這（zhè）個模塊查詢局檔案室的（de）文件。正式（shì）公文隻（zhī）能查閱目錄,選定（dìng）文件（jiàn）後需向職能部門提出借閱申（shēn）請,批準後（hòu）方可查（chá）看內（nèi）容。參考資料可隨時查看、複製（zhì）。
    4.2 主要職能模塊
    4.2.1 收文
    收文是指外部來文。文件收到後由收文管理模（mó）塊進（jìn）行登（dēng）記和將文（wén）件用掃描儀錄入計算機,並確定傳閱流程和傳閱人員,需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱後和承辦人（rén）辦理後,連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊,由收文模塊轉去歸（guī）檔模（mó）塊歸檔。文件發出（chū）後可在（zài）收（shōu）文模塊中看到文件流通的情況。
    4.2.2 發（fā）文
    發文是（shì）指局內（nèi）一個文件由起草到發出（chū）的過程。起草（cǎo）文件的是一（yī）個工（gōng）作部門,起草文件先發到職能部（bù）門,職能部（bù）門在待辦事宜中看到這個發（fā）文要求（qiú）後,轉給職能（néng）部門領導核稿並（bìng）決定會辦單位。會辦單位意見返回後,再轉至職能部門領（lǐng）導（dǎo）綜合,綜合定稿後轉給局長簽發。局長簽發後由機要室登記、編（biān）文號、存檔並發文。文件發給（gěi）各工作部門後由各部門存檔。
    4.2.3 歸檔
    文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密（mì）等級並存（cún）入檔案室。檔案室是（shì）一個模擬（nǐ）檔案管理的數據庫,用於存放文（wén）件、參（cān）考（kǎo）資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室（shì）,但除（chú）參考資料外都（dōu）隻能看到目錄,要（yào）查看文件需要請示借閱,批（pī）準後方可查看。
    5 安全性
    5.1 權限
    辦（bàn）公係統有嚴格的權限規定,權限分人員權限和文（wén）件權限。人員權限由層次化結構決定,不同層次下的人員（yuán）要進行通信必須通過（guò）上一層結構的身份驗證和周（zhōu）轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數（shù）據庫有一個存取控製表,建立時即可確定（dìng）存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和（hé）編輯者（zhě）。在一份（fèn）請示報告中（zhōng）撰（zhuàn）寫人是作（zuò）者,審批人是編輯者,而其他人為讀者。辦公係統中（zhōng）的所有數據庫、文檔都（dōu）有（yǒu）嚴（yán）格的存取權限限製。
    5.2 時效性
    可（kě）以為文檔規定流（liú）通（tōng）時間和存在時間,如一項審批要求（qiú）在（zài）限定時間內答複,如（rú）不答複則係（xì）統會自（zì）動發催辦通知。文件在失效後自行刪除,如召開會議通知在會議（yì）召開後自行刪除。
    5.3 保密性
    係統對所有以個人身份發出的（de）信息,包（bāo）括電子簽（qiān）名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀（dú）者權限時,他是無法（fǎ）閱讀的。
    6 結束語
該係統目前已（yǐ）正式（shì）投入運行。結合（hé）電力工業局辦公自動化的實際情況,軟件設計方麵基本做到了實用性與通用性的良好結合,開發了（le）與其它係統的接（jiē）口界麵,使電力工（gōng）業局的信息管理水平在辦公自動化係統(OA)這個信息傳輸樞紐的推（tuī）動下上了一個（gè）新的台階。

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